فهرست مطالب خودکار و شماره صفحه در ورد، برای گزارش و پایان‌نامه

فهرست مطالبی که دستی تایپ شود، با هر تغییر کوچک در متن به‌هم می‌ریزد. ورد می‌تواند فهرست را خودکار بسازد و با یک کلیک به‌روز کند، به شرطی که تیترها را درست مشخص کرده باشید. در این آموزش همین کار را قدم‌به‌قدم انجام می‌دهیم و بعد سراغ شماره‌ی صفحه می‌رویم.

قدم ۱: تیترها را با سبک بنویسید

ورد تیتر را از روی بزرگی یا پررنگی نمی‌شناسد، از روی سبک (Style) آن می‌شناسد.

1. روی تیتر هر فصل کلیک کنید و از زبانه‌ی Home، بخش Styles، سبک Heading 1 را بزنید.
2. برای بخش‌های داخل هر فصل از Heading 2 و برای زیربخش‌ها از Heading 3 استفاده کنید.
3. برای تغییر ظاهر سبک، روی Heading 1 راست‌کلیک کنید و Modify را بزنید. فونت و اندازه را تنظیم کنید؛ برای متن فارسی، فونت را از بخش مربوط به Complex scripts انتخاب کنید (در تایپ فارسی در ورد توضیح داده‌ایم).

برای اینکه ببینید ورد کدام خط‌ها را تیتر می‌شناسد، از زبانه‌ی View گزینه‌ی Navigation Pane را روشن کنید. فهرست تیترها کنار صفحه نمایش داده می‌شود.

قدم ۲: ساختن فهرست مطالب

1. مکان‌نما را جایی بگذارید که فهرست باید بیاید، معمولاً بعد از صفحه‌ی عنوان.
2. از زبانه‌ی References روی Table of Contents بزنید و یکی از گزینه‌های Automatic را انتخاب کنید.
3. برای تعیین تعداد سطح‌های تیتر یا شکل نقطه‌چین، از همان منو گزینه‌ی Custom Table of Contents را بزنید.

قدم ۳: به‌روزرسانی فهرست

هر وقت متن یا تیترها تغییر کرد، داخل فهرست کلیک کنید و Update Table را بزنید. گزینه‌ی Update entire table را انتخاب کنید تا هم شماره‌ی صفحه‌ها و هم متن تیترها به‌روز شوند. میان‌بر: کلیک داخل فهرست و کلید F9.

قدم ۴: شماره‌ی صفحه

از زبانه‌ی Insert روی Page Number بزنید و جای شماره را انتخاب کنید؛ مثلاً پایین صفحه و وسط. برای فارسی کردن عددها، تنظیم Numeral را در آموزش تایپ فارسی ببینید.

قدم ۵: شروع شماره از صفحه‌ی دلخواه

در گزارش و پایان‌نامه، صفحه‌های عنوان و فهرست معمولاً شماره ندارند یا شماره‌ی جدایی دارند و شماره‌ی ۱ از فصل اول شروع می‌شود. برای این کار سند را به دو بخش (Section) تقسیم می‌کنیم:

1. مکان‌نما را در انتهای آخرین صفحه‌ی قبل از فصل اول بگذارید.
2. از زبانه‌ی Layout روی Breaks بزنید و در قسمت Section Breaks گزینه‌ی Next Page را انتخاب کنید.
3. روی پاصفحه‌ی اولین صفحه‌ی فصل اول دوبار کلیک کنید.
4. در زبانه‌ی Header & Footer، دکمه‌ی Link to Previous را خاموش کنید تا پاصفحه‌ی این بخش از بخش قبل جدا شود.
5. از Page Number گزینه‌ی Format Page Numbers را بزنید و Start at را روی ۱ بگذارید.
6. حالا اگر شماره‌ی صفحه‌های بخش اول را نمی‌خواهید، به پاصفحه‌ی آن بخش بروید و شماره را پاک کنید. شماره‌های بخش دوم دست نمی‌خورند.

قدم ۶: فهرست شکل‌ها و جدول‌ها

1. روی هر شکل یا جدول کلیک کنید و از زبانه‌ی References گزینه‌ی Insert Caption را بزنید.
2. با دکمه‌ی New Label برچسب «شکل» و «جدول» را بسازید تا عنوان‌ها فارسی باشند.
3. بعد از گذاشتن همه‌ی عنوان‌ها، جایی که فهرست شکل‌ها باید بیاید، از References گزینه‌ی Insert Table of Figures را بزنید و برچسب مورد نظر را انتخاب کنید.

اشکال‌های رایج

• پیام No table of contents entries found: هیچ تیتری با سبک Heading مشخص نشده است. قدم ۱ را انجام بدهید.
• تیتری در فهرست نیست: سبک آن تیتر Heading نیست یا سطحش بیشتر از سطح‌هایی است که فهرست نشان می‌دهد.
• شماره‌ی صفحه از بخش قبل ادامه پیدا می‌کند: Link to Previous هنوز روشن است یا Start at تنظیم نشده.
• فهرست قدیمی است: فهرست خودکار است ولی به‌روزرسانی‌اش خودکار نیست. قبل از چاپ یا تحویل، Update Table را بزنید.