برای کار روزمره با اکسل لازم نیست صدها فرمول بلد باشید. با این ده فرمول بیشتر کارهای اداری، حسابداری ساده و جدول نمره انجام می‌شود. در همه‌ی مثال‌ها فرض کرده‌ایم ستون A نام، ستون B شهر و ستون C نمره یا مبلغ است و داده‌ها از ردیف ۲ تا ۲۰ هستند.
قبل از شروع: سه نکته
- هر فرمول با علامت = شروع می‌شود. بدون آن، اکسل نوشته را متن معمولی حساب می‌کند.
- کپی سریع فرمول: بعد از نوشتن فرمول در ردیف اول، روی مربع کوچک گوشه‌ی پایین خانه دوبار کلیک کنید تا فرمول تا آخر ستون کپی شود.
- ویرگول یا نقطه‌ویرگول؟ جداکننده‌ی بخش‌های فرمول به تنظیمات منطقه‌ای ویندوز بستگی دارد. اگر فرمولی با ویرگول خطا داد، به‌جای ویرگول
;بگذارید.
برای اینکه جهت برگه راست‌به‌چپ شود، از زبانه‌ی Page Layout دکمه‌ی Sheet Right-to-Left را بزنید.
۱. SUM: جمع
=SUM(C2:C20) همه‌ی عددهای C2 تا C20 را جمع می‌زند. میان‌بر: خانه‌ی زیر ستون را انتخاب کنید و Alt و = را با هم بزنید.
۲. AVERAGE: میانگین
=AVERAGE(C2:C20) میانگین عددها را می‌دهد. خانه‌های خالی در میانگین حساب نمی‌شوند، ولی خانه‌ای که صفر دارد حساب می‌شود.
۳. MIN و MAX: کمترین و بیشترین
=MAX(C2:C20) بیشترین نمره و =MIN(C2:C20) کمترین نمره را برمی‌گرداند.
۴. COUNT و COUNTA: شمردن
=COUNT(C2:C20) فقط خانه‌هایی را می‌شمارد که عدد دارند. =COUNTA(A2:A20) همه‌ی خانه‌های غیرخالی را می‌شمارد؛ مثلاً تعداد افراد فهرست.
۵. IF: شرط
=IF(C2>=10,"قبول","مردود") یعنی اگر نمره ۱۰ یا بیشتر بود بنویس «قبول»، وگرنه «مردود». متن فارسی باید داخل گیومه‌ی انگلیسی (") باشد.
۶. COUNTIF: شمردن با شرط
=COUNTIF(B2:B20,"تهران") تعداد ردیف‌هایی را می‌شمارد که شهرشان تهران است. =COUNTIF(C2:C20,">=10") تعداد قبولی‌ها را می‌دهد.
۷. SUMIF: جمع با شرط
=SUMIF(B2:B20,"تهران",C2:C20) مبلغ‌های ستون C را فقط برای ردیف‌هایی جمع می‌زند که شهرشان تهران است.
۸. VLOOKUP و XLOOKUP: پیدا کردن از جدول
فرض کنید در خانه‌ی E2 نام یک نفر را نوشته‌اید و می‌خواهید نمره‌اش را از جدول پیدا کنید:
=VLOOKUP(E2,A2:C20,3,FALSE) یعنی E2 را در ستون اول محدوده‌ی A2 تا C20 پیدا کن و مقدار ستون سوم همان ردیف را بده. FALSE یعنی دقیقاً همان مقدار را پیدا کن؛ تقریباً همیشه همین را می‌خواهید.
در اکسل ۲۰۲۱ به بعد و Microsoft 365، فرمول ساده‌تر XLOOKUP هم هست: =XLOOKUP(E2,A2:A20,C2:C20). ستونی که در آن می‌گردید و ستونی که جواب از آن می‌آید جدا مشخص می‌شوند.
۹. ROUND: گرد کردن
=ROUND(C2,0) عدد را به نزدیک‌ترین عدد صحیح گرد می‌کند. عدد منفی هم مجاز است: =ROUND(C2,-3) مبلغ را به نزدیک‌ترین هزار گرد می‌کند، که برای قیمت‌های تومانی کاربردی است.
۱۰. IFERROR: پنهان کردن خطا
=IFERROR(VLOOKUP(E2,A2:C20,3,FALSE),"پیدا نشد") اگر نام پیدا نشد، به‌جای خطای #N/A عبارت «پیدا نشد» را نشان می‌دهد.
آدرس مطلق: علامت $
وقتی فرمول را به پایین کپی می‌کنید، آدرس‌ها هم جابه‌جا می‌شوند؛ C2 در ردیف بعد C3 می‌شود. گاهی نمی‌خواهید یک آدرس عوض شود. مثلاً سهم هر نفر از جمع کل که در C21 است:
=C2/$C$21
علامت $ آدرس را ثابت نگه می‌دارد. بعد از نوشتن آدرس در فرمول، کلید F4 را بزنید تا $ خودکار اضافه شود.
خطاهای رایج
| خطا | معنی | راه حل |
|---|---|---|
| #NAME? | اکسل نام فرمول یا متنی را نمی‌شناسد | املای فرمول را بررسی کنید؛ متن را داخل گیومه بگذارید |
| #VALUE! | روی متن محاسبه‌ی عددی انجام شده | ببینید خانه‌ای عدد را به شکل متن نگه نداشته باشد |
| #DIV/0! | تقسیم بر صفر یا خانه‌ی خالی | مقسوم‌علیه را بررسی کنید یا از IFERROR استفاده کنید |
| #N/A | مقداری که دنبالش بودید پیدا نشد | املای دو طرف را یکی کنید؛ به مشکل «ی» و «ک» هم دقت کنید |
| ##### | ستون برای نشان دادن عدد باریک است | ستون را پهن‌تر کنید |
یکی از دلیل‌های رایج خطای #N/A در فایل‌های فارسی، یکی نبودن «ی» و «ک» عربی و فارسی است. راه حلش را در مرتب‌سازی و فیلتر در اکسل آورده‌ایم. اگر فرمول مورد نیازتان را نمی‌دانید، با پرامپت‌های پایین صفحه از یک چت‌بات بخواهید برایتان بنویسد و توضیحش بدهد.
