چرا ایمیل‌های ChatGPT گاهی مصنوعی به نظر می‌رسند؟
وقتی فقط بنویسید «یک ایمیل برای پیگیری سفارش بنویس»، ChatGPT جاهای خالی را با جمله‌های کلیشه‌ای پر می‌کند: «امیدوارم حالتان خوب باشد»، «با کمال احترام به استحضار می‌رساند» و جمله‌هایی که هیچ اطلاعاتی ندارند. مشکل از ابزار نیست؛ اطلاعات کافی به آن نداده‌اید.
چهار چیزی که باید به ChatGPT بگویید
- گیرنده و رابطه‌ی شما با او: مدیرتان، مشتری قدیمی، یک شرکت که اولین بار با آن تماس می‌گیرید.
- هدف ایمیل در یک جمله: مثلاً «می‌خواهم تا پنجشنبه جواب پیشنهاد قیمت را بگیرم».
- اطلاعات واقعی: تاریخ، مبلغ، شماره‌ی سفارش، نام پروژه. ChatGPT این‌ها را نمی‌داند و اگر نگویید، ممکن است از خودش بسازد.
- لحن و طول: رسمی یا دوستانه، کوتاه یا مفصل.
یک مثال قدم‌به‌قدم
یک ایمیل رسمی به آقای رضایی، مدیر خرید شرکت نوین، بنویس. هفته‌ی پیش برایشان پیشنهاد قیمت فرستاده‌ایم و هنوز جوابی نداده‌اند. می‌خواهم محترمانه پیگیری کنم و بپرسم اگر سوالی دارند، جلسه‌ی کوتاهی بگذاریم. حداکثر ۱۰۰ کلمه.
بعد از جواب اول، در همان گفتگو اصلاحش کنید:
- «جمله‌ی اول را مستقیم‌تر کن.»
- «دو پیشنهاد برای عنوان ایمیل بده.»
- «یک نسخه‌ی کوتاه‌تر برای واتس‌اپ هم بنویس.»
ایمیل انگلیسی بدون نگرانی از معنی
توضیح را به فارسی بنویسید و ایمیل را به انگلیسی بخواهید. بعد از ChatGPT بخواهید ترجمه‌ی فارسی همان ایمیل را هم بدهد تا مطمئن شوید چیزی بیشتر یا کمتر از منظور شما نوشته نشده است. این روش برای کسانی که انگلیسی‌شان متوسط است خیلی کاربردی است.
نامه‌ی اداری فارسی
ChatGPT ساختار کلی نامه‌ی اداری را می‌شناسد، ولی ممکن است قالب مخصوص سازمان شما را رعایت نکند. اگر سازمانتان قالب مشخصی دارد، یک نامه‌ی قبلی را (بعد از حذف اطلاعات محرمانه) به‌عنوان نمونه بدهید و بخواهید همان قالب و لحن را رعایت کند.
قبل از ارسال، این‌ها را چک کنید
- نام‌ها و عنوان‌ها: نام گیرنده و سمتش درست نوشته شده باشد.
- عددها و تاریخ‌ها: با اطلاعات واقعی یکی باشند.
- وعده‌ها: ChatGPT گاهی از طرف شما قول‌هایی می‌دهد که نگفته‌اید، مثل «تا فردا ارسال می‌کنیم». پاکشان کنید.
- اغراق: تعریف‌های بیش از حد از شرکت خودتان یا گیرنده را کم کنید.
- اطلاعات محرمانه: قبلاً گفتیم، ولی تکرارش ضرر ندارد: اطلاعات حساس مشتری یا شرکت را در چت‌بات ننویسید.
آموزش بعدی: خلاصه کردن PDF، مقاله و جزوه با ChatGPT.
